중구가 기초자치단체로는 전국 처음으로 서울시 및 25개 자치구와 함께 오는 11월말까지 통합기록관리시스템을 구축한다. '기록관리시스템'이란 공공기관에서 수행하는 모든 공적 행위의 과정 및 결과를 기록·관리하는 시스템으로 종전 자료관시스템보다 한 단계 업그레이드된 기록관리 체계라 할 수 있다.

기록물관리법에 따라 모든 공공기관에 설치해야 하는 기록관리시스템은 현재 16개 중앙행정기관에서 운영하고 있다. 그리고 3개 광역시·7개 시군구·1개 교육청 등 11개 지방자치단체에서는 시범 운영중이다.

현재 서울시와 각 구청마다 구축돼 있는 자료관시스템은 종이기록과 기록물 보존 중심이다 보니 기록물관리법이 정한 정부기능분류(BRM)와의 연계 기능이 없는 실정. 또한 전국 통합 전자결재시스템인 온나라시스템의 기록물 이관 기능이 없어 전자기록물의 이관이 원활하지 못하다.

이러다보니 전자·비전자기록물의 통합관리가 미흡하고, 공개 활용 기능이 약하다는 평을 받고 있다.

아울러 전자기록물 시대에 맞는 보존 포맷 변환 기능도 없고, 메타데이터가 국제 표준에 미달한 것과 함께 전자기록물의 진본성·무결성 확보를 위한 전문 솔루션 및 기능도 구현하지 못하는 것도 큰 문제점으로 지적되고 있다.

이에 반해 기록관리시스템은 전자·비전자 등 기록의 통합관리, 공개재분류, 기록평가, 검색기능의 강화는 물론 생산현황보고 간소화, 시스템에 의한 업무 처리 등 처리과 업무의 부담을 크게 덜고 있다.

또한 기록관리기준표 관리, 인수·등록 관리, 전자기록 품질관리, 보존포맷 변환, 보존관리, 폐기·이관, 평가, 공개재분류, 활용, 공개관리, 감사추적, 전자인증 보안 등이 가능한 것이 특징이다.

또한 BRM시스템, 전자문서시스템, 통합온나라시스템, 중앙연구기록관리시스템, 기록정보통합검색시스템, 통합정보공개시스템, 전자서명장기검증관리시스템, 행정표준코드시스템과도 연계돼 전국의 모든 공공기관들의 일원화된 기록관리가 가능하다.

아울러 영구 보존 포맷 및 문서 보존 포맷 기능도 갖추고 있다. 진본성, 무결성 확보 등 국제표준에 부합하는 메타데이터 정립 및 감사 추적, 인증 보안 기능 솔루션 등도 도입된다.

이렇게 모든 행정 정보가 생산부터 1차 활용, 보존, 2차 활용의 라이프 사이클(life cycle)에 따라 최종적으로 기록관리시스템에 이관돼 관리되는 셈. 기록관리시스템이 가히 모든 행정데이터의 종착점이라 할 수 있다.